8 tipp, hogyan takaríthat meg a vállalat a nyomtatáson

A vállalatok túlnyomó többségétől nem lehet elvitatni az őszinte törekvést a nyomtatási költségek hatékony csökkentésére. A megtakarítások azonban gyakran nincsenek arányban a befektetett erőfeszítéssel, és az összehasonlítható feltételek ellenére a vállalatok merőben eltérő eredményeket érnek el. Miben hibáznak tehát egyes cégek, vagy pontosabban fogalmazva, hogyan lehet a cégnél megtakarítani a nyomtatási költségeken?

A vállalatok nagyon jól tudják, hogy a tonerek, a tintasugaras patronok, az irodai papír, a berendezések működtetéséhez szükséges energia, a nyomtatók szervizelése, valamint a papír archiválása vagy éppen megsemmisítése évente jelentős pénzügyi forrásokat emészt fel, amelyeket sokkal értelmesebben is befektethetnének. Nem csoda tehát, hogy a vállalatok különféle intézkedések meghozatalával próbálnak megtakarításokat elérni, beleértve alkalmazottaik motiválását is. Mint azonban kiderült, a jó szó és a különféle motivációs szórólapok gyakorlatilag semmilyen pozitív hatással nincsenek a nyomtatási költségek csökkentésére.

Kissé sikeresebbek voltak azok a vállalatok, amelyek nem kizárólag a saját alkalmazottaikra támaszkodtak, hanem bevetették a „papírmentes irodákhoz” készült szoftvert, amely kiváltotta a dokumentumok papíralapú nyilvántartását, és lehetővé tette a munkavállalók számára, hogy bárhonnan hozzáférjenek a dokumentumokhoz. Még a papírmentes irodák sem jelentenek meglepő módon garanciát a sikerre, mert a legtöbb pénzt azok a vállalatok takarították meg, amelyek határozottabban jártak el, és számos intézkedést vezettek be. Mi ezek közül a leghatékonyabbakat választottuk ki, amelyek bármilyen vállalatnál alkalmazhatók.

1. Cserélje le a kis, nem hatékony nyomtatókat egyetlen központi nyomtatóra

A nyomtatási költségek csökkentésének egyik módja lehet a régebbi, magas fogyóeszköz-költségű nyomtatók lecserélése modernebb, takarékos nyomtatókra.

A nyomtatók sora azonban továbbra is több fogyóeszközt jelent, ezért ideális egy központi nyomtatóval rendelkezni, és számítógépes hálózaton keresztül nyomtatni. Ha ráadásul a nyomtatót ahhoz a munkatárshoz helyezi, aki felel érte, a megtakarításról már gondoskodott.

2. Figyelje a beküldött nyomtatási feladatokat

A modern nyomtatók növelhetik a megtakarítást azzal, hogy figyelik, mit nyomtatnak az egyes felhasználók vagy részlegek, és szükség esetén csak a jóváhagyott nyomtatási típust engedélyezik számukra.

Ha ezenfelül tájékoztatja a munkavállalókat arról, hogy az ilyen jellegű megfigyelést rendszeres időközönként tervezi végezni, szinte biztosra vehető, hogy a nyomtatási költségek akár több tíz százalékkal is csökkennek.

3. Küszöbölje ki a hibákat, ezek sokkal többe kerülhetnek a vállalatnak, mint gondolná

Tévedni emberi dolog, és egyikünk sem tökéletes, de a hibákat a másik, pénzügyi oldalról is meg kell vizsgálni.

Ha például egy 15 oldalas dokumentumból csak egyetlen oldalt szeretne kinyomtatni, de tévedésből az egész dokumentumot kinyomtatja, akkor feleslegesen 14 ív irodai papírból úgynevezett kukkoló Nagyobb vállalatoknál az ilyen tévedések akár több ezer oldalt is elérhetnek, amelyek indokolatlanul növelik az irodai papír és a toner fogyasztását.

4. A tévedések mellett a feledékenységet is kezelje

Amikor fentebb említettük az emberi tévedékenységet, rájöttünk, hogy érdemes megemlíteni a feledékenységet is.

A stressz és a magas munkaterhelés következtében ugyanis az alkalmazottak elfelejthetik, hogy az adott dokumentumokat már egyszer kinyomtatták. A megoldás lehet a nyomtatási feladatok elküldése a szerverre, ahol sorban várakoznak. A feladat csak akkor kerül kinyomtatásra, amikor az alkalmazottak a nyomtatóhoz érnek, és a gomb megnyomásával megerősítik a nyomtatást.

5. A betűtípus és a margók látszólag jelentéktelen részletek, de hatékonyak

Az egyszerű, de bevált módszerek közé a nyomtatási költségek csökkentésére tartozik a betűméret csökkentése. Ha a betűtípus beállítása kéz a kézben jár a margók beállításával, akkor összességében meglehetősen érdekes pénzügyi megtakarítással számolhat. De maradjunk még egy kicsit a betűtípusnál.

6. Ne hagyja figyelmen kívül a betűtípust

Lehet, hogy meglepődik, de már két egyszerű egérkattintás is elég ahhoz, hogy tonert vagy tintát takarítson meg. A legtakarékosabb betűtípusok közé a Century Gothic, a Calibri és a Garamond tartozik, ezzel szemben az Arial vagy a Tahoma meríti ki leginkább a nyomtatók festékkazettáit.

7. Takarékoskodjon az irodai papírral

Ha azon gondolkodik, hogyan takaríthat meg a cégnél a nyomtatáson, érdemes figyelmet fordítania az irodai papír grammsúlyára. Általános nyomtatási feladatokhoz használjon alacsonyabb grammsúlyú, hagyományos irodai papírt, különleges alkalmakra (reprezentatív anyagok nyomtatása stb.válasszon drágább, nagyobb grammsúlyú papírt.

8. A kétoldalas nyomtatásnak alapvetőnek kell lennie

A tippek listájából természetesen nem hiányozhat a duplex, vagyis kétoldalas dokumentumnyomtatás, amellyel neves cégek tapasztalatai szerint akár 40%-os megtakarítás is elérhető a papírköltségeken. A megtakarítási törekvések során érdemes megfontolni a fekete-fehér nyomtatást vagy az alacsonyabb minőségű nyomtatást.

• TIPP: Ideális irodai papír az irodába